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文秘如何做好自己的工作
做好文秘工作需要耐心，細心，要想的周到。小編整理了文秘如何做好自己的工作，歡迎欣賞與借鑒。
一、超前預測
“善戰者勝于未戰。”超前預測是立足于過去和當前，通過對已知情況的定性定量分析，判斷未來狀態的一種思維過程。要求在沒有問題的時候就想到問題的出現，沒有危險的時候就想到危險的降臨，矛盾未顯現的時候就想到矛盾的激化，也就是《周易》中所說的“安而不忘危，存而不忘亡，治而不忘亂”。超前預測要遵循軍事謀略學中的“最大預期原則”和“最小阻力原則”。前者即戰略目標的科學定位，后者即選擇一條最容易走向目標的路線。雖然不可能人人都成為謀略家，但是人人都應該不斷提高超前思維的能力，使自己的意見和建議具有預見性。
作為領導身邊工作人員，要通過把握趨勢，深刻剖析，預測當前展開的重大工作的多種結果，及時提出有前瞻性、創造性的建議，協助領導駕馭全局。特別是在執行重大任務前夕以及階段性總結部署工作時，更要把握時機、超前預測，與領導的思考同頻共振，爭取工作步步主動。
二、隨機提醒
要緊貼領導需求，及時準備、快速反應，隨時隨地向領導提出意見建議。尤其要注意以下時機：
(1)上級、領導和機關新決策、新任務、新指示剛下達時；
(2)本級和機關研究制定重大決策部署時；
(3)執行急難險重任務或任務突發變化時；
(4)領導之間在問題處理上有些不同看法需要統一認識時；
(5)領導在個別具體決策或工作中出現意外疏漏時；
(6)本單位或兄弟單位發生重大事故、案件和嚴重問題時。
此時，要根據工作的階段特點和事物的發展變化，善于發現和迅速抓住出主意的切入點、著力點和關鍵點，想領導所想、急領導所急、補領導所需，這樣才能成為領導強有力的左膀右臂。
三、咨詢建議
對專業性較強、領導正在考慮的問題，要善于借助“外腦”，通過咨詢該領域的專家、到相關成功單位調研請教等方式，及時向領導提供專業性、背景性、參考性建議，幫助領導進一步堅定決心或再次論證決策。還可以通過適當宣傳在領導心目中具有權威力量的上級重要指示、有關規定和理論思想，協助領導糾正在某一點上不夠正確的意見。
在提出咨詢建議時，要注重站在領導的角度考慮問題。著名的《諫逐客疏》中，李斯作為一個被放逐的對象，并沒有強調逐客令對異國人才的打擊，也沒有強調異國人才對秦國的奉獻，而從秦國利益出發，注重強調如果驅逐了異國人才，秦國將蒙受什么損失，同時秦國的敵國將得到什么好處。秦王志在統一天下，或許并不關注國內得失，但很在意敵國力量的消長。李斯的諫書正說到了秦王的痛處，秦王即使再討厭國外人士，也不再反駁了。
四、提供資料
在醞釀、論證重大決策，布置實施重大任務之前，應將領導關心或應了解的相關資料與信息，盡可能地收集完整，加以分類，必要時做摘記、標記，適時提供給領導閱看，使領導能以較少的時間獲得更多的重要信息和啟示，及時作出正確決斷。對領導不夠準確的意見可不直接或正面提出不同看法，而是提供翔實的相關真實情況，讓領導自行糾正不夠正確的意見。還可以通過介紹兄弟單位的先進經驗或發生問題的教訓，進一步協助領導打開思路。
需要注意的是，向領導反映情況、提供數據、提出建議，都直接關系到領導的決策，責任重大，必須做到認真、嚴密、慎重，尤其要認真核實清楚，不能聽風就是雨，將未經核實的資料、信息向領導報告。要理解基層的難處，多送炭、多補臺，不吹毛求疵，不火上澆油，不落井下石。特別是涉及對單位和個人的評價時，一定要出于公心，實事求是，既不夸大，也不縮小，決不能以個人好惡妄加評論，更不能抱著個人恩怨信口讒言。
五、比較優選
比較優選法是確定事物之間共同點和差異點的方法，是一種通過把性質、特點相同相近的事物或性質特點不同甚至相反的事物放在一起加以比較，從而證明論點并擇優選擇的方法。世界上即使很相似的事物之間也存在著差異。差異往往反映著事物的特征和現象的本質。善于抓住不同的事物，善于抓住同一事物不同階段的變化，比較它們之間的異同，尋找造成差異的原因，常常會有所發現。
俄國著名教育學家烏申斯基曾說:“比較是一切理解和思維的基礎，我們正是通過比較來了解世界的一切。但比較要在同等條件下，不能以偏概全。”
陳云同志是比較優選法的大師。用他自己的話講，“交換、比較、反復”是辯證法，是達到“不唯上、不唯書、只唯實”的基本途徑。他認為，“所有正確的分析，都是進行比較的。這是‘試金石’的方法。通過比較，可以弄清楚事物的本質”，決策時“必須作出幾個比較方案，擇優選用”。因此，陳云同志無論作什么決策，一般都拿出至少兩個以上的方案進行比較，以便從廣泛的角度尋求最佳方案。1953年統購統銷的決策，就是先提出可供選擇的8種方案，然后經過反復比較后得出的。
在比較的基礎上，還可以通過通盤謀劃、優長比對，明確所出主意的上策、中策、下策排列，供領導權衡決策。在戰爭年代，葉劍英對身邊的參謀人員要求非常高、非常嚴。參謀人員接到一個戰情報告后，不能簡單地拿原始狀態的東西來給他匯報。他要求參謀人員動腦子分析它的可靠性、重要性，提出應該怎么處置，而且要求對重要和復雜的問題提對策，必須有上中下三策。這是逼著參謀多動腦子，加深對戰場戰況的分析判斷，去粗取精，去偽存真；運用謀略，結合戰況，分析各種對策利弊長短。不但參謀人員自身得到鍛煉提高，也使領導得到多種方案以便優選，增強了決策的科學性。
六、漫談聊天
出主意必須讓領導知悉和認可，但讓領導知悉認可并不局限于在辦公室和會議桌，可以不分時間、地點、場合，在領導空閑、環境氛圍適宜時，以漫談聊天的形式，有意識地和領導交流某種思想認識，介紹相關情況，輔助領導了解民意、掌握實情、把握輿論、正確決策。
需要注意：聊天說地有準頭，事事有根有據；
介紹情況有分寸，防止以偏概全；
漫談人事有原則，不說他人閑話；
諫言獻策有韜略，隨意笑侃皆有理。
實踐證明，漫談聊天，潤物細無聲，“進諫”成功率很高。《戰國策》記載的《觸龍說趙太后》，是漫談聊天進諫成功的經典故事。當時趙國遭秦國急攻，求齊國救援，齊國提出“必以長安君為質，兵乃出”。執政的趙太后愛子心切，斷然不肯，說“有復言令長安君為質者，老婦必唾其面”。趙國危在旦夕了。老臣觸龍去見滿臉怒氣的趙太后。他先拉健康、飲食等家常，噓寒問暖，平息了趙太后怒氣。然后以自己為小兒子求宮廷衛士之職、疼愛兒子的行為，讓趙太后視他為理解她的知音，并引導她開始思考“父母之愛子，則為之計深遠”這個大問題。最后切入正題，引經據典地聊天，說古論今，講述一些君王子孫為什么長輩亡故后不能繼承大位，原因就在于“位尊而無功，奉厚而無勞，而挾重器多也”，使趙太后恍然大悟，終于同意讓愛子長安君到齊國做人質，以換兵救國、為國立功。
七、補充完善
對已執行的方案、展開的部署，如發現有局部缺陷，或因多種因素變化產生了新的問題，要勇于向領導直言，提出修改和完善的意見。一要注重大事，二要出于公心，三要講究方法。所提問題必須經過深思熟慮，有充分根據。
在方式方法上，與他人不同或與領導有異的主意，應盡可能私下向領導闡述，在公眾場合要維護領導的形象和威信，切忌不注意場合“放炮”。
八、巧妙“包裝”
向領導進言，一般情況下應先講與領導認識和決心一致的看法或意向，然后再提出不同看法和分歧意見。其中，贊同的話要適度，不要庸俗地迎合吹捧；提異議的根據一定要核實準確，語氣符合自己身份。具體地說：
一要注意搞好語言“包裝”。同樣一個建議，用不同的語言向領導提出，會出現不同的效果，特別是與領導的想法不一致甚至相反的意見，更要把握好說話的分寸。措辭要盡量溫和一些，不要太激烈；語氣要盡量委婉一些，不要太生硬。
二要注意點到為止。作為領導，思維一般是比較敏銳的，領會問題是比較快、比較深的。因此，向領導“進諫”時，要盡量做到簡明扼要，不要啰啰唆唆沒完沒了，生怕領導領會不了。
三要注意必要的迂回進言。相傳乾隆皇帝下江南到蘇州獅子林游玩，玩得很開心。游罷假山，當地官員請他題字，他一時得意忘形，寫了“真有趣”三個字。恰好旁邊站著接駕的新科狀元黃熙，他覺得這三個字太俗，有失皇上體面，但又不好直說，只得巧妙婉轉地奏道：“望乞圣上將這個‘有’字賜予小臣。”此言一出，乾隆皇帝復閱此三字，方知話中有話，恍悟個中之理，于是順水推舟，改為“真趣”。“真趣”與“真有趣”，一雅一俗可謂天差地別。當然，現在的領導不是封建皇帝，向領導“進諫”用不著那樣拐彎抹角，但“進諫”的方式方法還是要講究一些，最佳的辦法是使忠言不逆耳，真話不難聽，以盡快達成共識，利于事業、利于工作。
文秘工作需具備的素質
一、要具備善謀大局、總攬全局的素質
1．要善于學習。
學習引領思考。現在知識更新很快，現在的領導知識水平、理論水平很高，即使不停地學習，有時也很難跟上形勢的發展。如果不去積極地吸取最新的知識，不對知識吐故納新，不讓“智力”新陳代謝，就談不上當領導的“參謀長”，只能是領導決策的“馬后炮”。因此，“學習充電”是文秘工作者的永恒課題。一方面，要有“擠”的決心。愛因斯坦說過，人的差異在于業余時間。秘書平時都隨領導轉，屬于自己的時間不是很多，擠時間學習顯得非常重要。工作之余靜下心來看看書、讀讀報，有計劃、有選擇地學習一些急用、實用、長遠受用的知識，長此以往，必有好處。另一方面，要有“鉆”的勁頭。我們都有這樣的切身體會，“要我學”和“我要學”不一樣，“鉆進去”學與“撫皮撓癢”學不一樣。秘書工作者一定要做有心人，在學習中不僅要“行動”，而且要“心動”。要善于動手、動筆、動腦，把收集到的情況、資料、信息儲存在腦子里，常存常用。經過這樣長期地、不斷地學習豐富自己，才能引發我們更深層次的思考，才能使我們的理論素養越來越高，把握大局、總攬全局的能力也會越來越強。
2．要吃透上情。
吃透上情就是要吃透中央和上級的精神，正確把握中央的大政方針，及時把握上級的方針政策。要學習好中央的精神和上級的方針政策，就要一字一句地學，一字一句的理解，領會其實質，把握其精髓，這樣你才能幫領導謀劃工作。制定本地政策才能做到大局在胸，才能在全局下思考，在大局下行動。否則的話，大局失察，必然會導致方略失策，行動失利。
3．要了解外情。
作為一個稱職的秘書工作者，不僅要對本地的情況爛熟于胸，而且要對本市和外地的情況了如指掌。大家可能要說，狗咬耗子－多管閑事，別家的情況，你去管的什么管。問題的要害正在這里。你只有把握住全市宏觀發展的大背景，了解其他鎮街的發展趨勢，你才能幫助領導在了解中思考，在分析中清醒，才能使領導及時調整本地的發展思路，抓住機遇，趨利避害，迎接挑戰，加快發展，在日趨激烈的競爭中立于不敗之地。
4．要掌握下情。
作為秘書最重要的一條就是要摸透本地實情，了解民意動向。也就是說要對本地的實際情況進行深入地調查和分析研究，吃透本地的基礎條件、比較優勢、發展潛力、制約因素以及當前和今后一個時期的熱點、焦點和難點問題，掌握基層的實際情況，基層干部的思想動態和人民群眾的呼聲要求，及時給領導決策提供有價值和可參考的信息，才能使領導工作有的放矢，揚優抑劣。
二、要具備耐得住寂寞、沉得住氣的素質
秘書工作者是領導身邊的人。別人看領導身邊的人，大多都比較尊重，這是你所處的位置決定 的。因為你處的位置是核心層里的樞紐，或多或少地會有一些自豪感。因此對你的言行，大家也特別關注，甚至帶著有色眼鏡看你。你做的得體，大家會說，這個伙計挺稱職，如果你做的過分了，大家叫好聽的會叫你“三德子”，叫不好聽的會叫你“和珅”。所以說，作為秘書，修身養性至關重要。但要修好身，養好性，沒有一蹴而就的途徑，必須有一個日積月累、厚積薄發的過程，這就是我們常說的歷練。對這個問題，我們要做到以下幾點：
一要修“心”古人說得好，“天下根本人心而已”，保持一顆平常心，是做好任何工作的前提，秘書工作更是如此。正所謂心胸有多寬，舞臺就有多大。任何時候都要養成一股靜氣心平氣和則能收放自如，心氣浮躁必會自亂陣腳。修“心”就得把心放平。面對功名利祿，特別對自己的升降去留等身外之物，要想得開看得開。即使遇到一些對你不公正不公平的事，也要把心態擺正，把心胸放寬，切不可滿腹牢騷，對工作造成消極影響。否則，對你自己將會大大的不利。其實你只要把心放平，腳踏實地的干，領導早晚會對你有個公平的安排，切不可耿耿與懷，心理失衡。
修“心”就得把心放寬。辦公室工作說到底就是搞服務的，要做到“零失誤，全滿意”恐怕很難。我們做秘書的要有一顆包容和寬容的心，盡量做到少失誤，讓領導多滿意。有了失誤，領導批評你，或者你沒失誤，由于領導工作壓力大，情緒激動，對你發火，也應該做到能吃能咽，寬心包容。說實話，有時領導發火，多半是朝近便的人、身邊的人發，對那些隔著遠的、他不是十分了解的下屬，一般是不會發火的。所以，我們不能因為受到一點批評就煩惱，受到一點委屈就消沉，也不能因為你的建議得不到采納而郁悶，工作得不到支持而退卻。要以忘我的精神追求自我的價值，對大是大非要明白清楚，對個人恩怨要多一些糊涂。
二要修“德”。道德修養是一個人人品的“名片”，人格的“招牌”。當秘書的，雖然處在“幕后”，只是“綠葉”，但也是首腦機關的“智囊”和“軍師”，也就是前面說到的“參謀部、參謀長”，擁有高尚的情操和品德是必不可少的。一方面，要擺正位置，做到到位而不越位。找準坐標，擺正位置非常重要。當秘書的時刻要牢記，自己的工作就是為領導服務，自己的角色是從屬性的，必須自覺地服從和適應領導，即使你的工作非常出色，即使與領導私交很好，也不能得意忘形，忘乎所以。要切記，越位乃秘書之大忌，是不可碰的“高壓線”。不能因為在領導身邊工作，領導是一把手，我就是二把手。尾巴高翹，喝三吆四，“拉大旗做虎皮”，拿領導當“擋箭牌”，打著領導旗號發號令，或有意無意假借領導名義到一些基層單位吃拿報要。這樣，用不了多久，你這個秘書就得離開秘書的位子。尤其我們做秘書工作的都比較年輕，歷練的時間短，涉世不深，思想活躍，切不可感情沖動，意氣用事。要知道打領導的旗號去干作奸犯科的事情是絕對不允許的。另一方面，要嚴守秘密。作為領導身邊的人，秘書人員接觸或掌握著一些重要信息，一定要嚴守秘密，決不能走風漏氣。特別是涉及一些崗位設置或者人員變動，領導不讓你參與，不要去硬湊。領導讓你參與，更應守口如瓶，爛在心里，謹防禍從口出，否則要捅大漏子。再一方面，要正確對待功過。我們做秘書工作的都有這樣的體會，“辛辛苦苦好幾年，只寫稿子不發言”。這從一定程度上道出了秘書工作的特有性質，在幕后不在幕前，在邊緣不在中心，苦勞多而功勞少，批評多而表揚少。對此，如果不能正確對待，極易導致心里失衡。因此，當秘書的要練就三種“特別”的功夫。即特別能盛事，特別能忍耐，特別能戰斗。不要因為干成了一件事就爭功要名，也不要因為做錯了一件事就灰心喪氣。任何時候都要以務實的作風，虛心的態度，認真對待工作，嚴格要求自己，在奉獻中成長，在歷練中成熟。
三要修“為”。一個人的修為最終體現在行動上。秘書工作作為一個比較特殊的崗位，條條框框是比較多的。講規矩是當秘書是否稱職的一條重要標準。因此，這就要求我們當秘書的要把握好三點。第一點，政治上要把握方向。辦公室工作無小事，要出了事往往是大事。作為秘書能不能從全局通盤考慮問題，從政治上統籌抓好協調，是檢驗敏感度和成熟度的重要標志。這就要求我們要眼觀六路，耳聽八方，膽大心細，遇事不慌，準確全面地向領導反饋信息，不截流，不梗阻，不添油加醋，使領導能迅速做出反應，及時處理出現的矛盾和問題。第二點，工作中要把握小節。許多事情，往往是細節決定成敗，秘書工作尤其如此。這就要求我們對一個通知，一個電話，一條信息，一篇文稿，都要慎之又慎，考慮周密，給領導“補臺”，幫助“填空”。處理一個文件，召開一個會議，具體處理一件事情都要從小處著手，反復推敲，仔細檢查，切忌糊里糊涂，粗枝大葉，因小失大。同時還要注意，在任何時候，任何場合，任何情況下，如陪領導下鄉檢查工作，參加宴會，應酬接待，都應注意把握分寸，突出領導，不要過于靠前，不要有意顯示自己。
第三點，行為上要謹防“三無”。“一無”是無質量。任務到手，心里沒底，手忙腳亂，好不容易拿出個東西來，結果不長長，不圓圓，不成景。這樣不但會影響工作，你自身的形象也會大打折扣。“二無”是無反饋，工作隨意性大，干到哪里算哪里。工作的進展情況，存在的困難和問題，不能及時與有關方面溝通協調，做得過程中聽不到音信，到出手的時候當然拿不出好的“貨色”。“三無”是無長進。任何人做秘書工作都有個從不適應不熟練到適應熟練的過程，從粗糙到精細、從一般水平到較高水平的過程，這是非常正常的。但如果不去琢磨和領悟，對工作不上心、不長進，干什么都是懸懸乎乎，那是不能讓人滿意和容忍的。因此，當秘書的要有強烈的事業心和責任感，馬馬虎虎，淺嘗輒止，是不會成為行家里手的。
要不滿足于“做事”，要能夠“想事”，要出新思路，要創新局面，這樣才能成長，才能成材。
三、要具備舍得吃苦、不怕受累的素質
吃苦耐勞是中華民族的傳統美德，更是我們秘書工作者必須具備的素質。一要不怕吃苦。當秘書體會最深的一個字就是累，累到有時候真有摔了不干了的滋味。送給大家四句話：
出主意：要別出心裁，但不能別有用心
對工作：要有心栽花花不成，也要栽好
看名利：要無心插柳柳成蔭，也要無心
寫東西：要樂于吃苦，精雕細磨，語出驚人
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