文秘的基本素質與要求

文秘的基本素質與要求

　　文書工作是一項科學的嚴肅的工作，以下是小編跟大家分享文秘的基本素質與要求，希望對大家能有所幫助！

　　文秘的基本素質與要求

　　一、秘書應具備的職業道德

　　職業道德是秘書人員從業立業之根本。秘書相對其他職業而言，最接近決策層，領導層，甚至直接參與其中，知密多、知密早、知密深，如果一旦道德淪喪，造成的損失無法估量。因此，秘書人員的職業道德修養尤其重要。秘書的職業道德，體現在“忠、信、勤、廉、儉”五個方面。

　　（一）忠于職守。作為文秘人員，要忠誠于職守、忠誠于集體。現實生活中有這樣的情況，有的同志僅僅對某個人忠心，處處偏重某個人，甚至無視組織原則和組織紀律，而搞得領導之間不團結。不可否認，由于工作接觸多、興趣相投、性格相近等原因，一個秘書人員同哪位領導聯系緊一點，感情深一點，這很正常。但是在實施服務時，都要盡心盡力；在原則問題上，都要一視同仁；在協調工作中，都要按規矩和程序辦事。只有這樣，才不會引起領導的不滿，造成領導之間的隔閡，才不會出現所謂的“排錯隊”、“跟錯人”，領導和組織就會誠心待你、放心用你。

　　（二）恪守信用。秘書人員作為決策者和執行者間的橋梁，負責綜合協調，擔負著上傳下達和在領導之間傳遞工作意見的重要使命。因此，在傳達指示、傳遞意見、反映情況都要重事實，做到準確無誤。否則就可能影響工作的展開，甚至導致重大決策的失誤。秘書人員要嚴格遵守諾言，一經允諾的事情就要盡力辦到，遇到曲折變化，要事先說明原因，使人信服。嚴守機密。秘書人員一個顯著的特點，是掌握的機密較多，因此，要求秘書人員必須具備嚴守機密的職業道德，自覺加強保密觀念。做到不該看的不看，不該打聽的不打聽，不該問的不問。在一般場合避免談論關于工作上的事情。

　　（三）業精于勤。眼勤、手勤、腳勤、腦勤。眼勤，就是善于觀察，善于發現，由此及彼、由表及里，及時掌握事情真實動態，分析利弊，去偽存真，為領導決策提供真實有利的依據；手勤，就是要多動手，多做事，會做事，善成事，以一絲不茍、心細如發的工作態度，主動拾遺補缺，做到不誤事、不出事、不亂事，進而成大事；腳勤，就是要多深入基層，搞調查研究，抓督查落實，了解實情，反映實際，掌握第一手資料，為領導決策提供真實可靠、實事求是的依據；腦勤，就是要勤于思考，善于思索，錘煉思維，想領導之所想，想領導之未想，為領導決策服好務、參好謀、成好事。

　　（四）廉潔奉公。不假借領導名義亂用職權遵紀守法、廉潔奉公，是秘書人員職業活動能夠正常進行的重要保證。廉潔奉公是高尚道德情操在職業活動中的重要體現，是秘書人員應有的思想道德品質和行為準則。它要求秘書人員在職業活動中要堅持原則，不利用職務之便假借領導名義以權謀取私利，不搞你給我一點“好處”，我回報你一點“實惠”的所謂“等價交換”。要以整體利益為重，自覺奉獻，不為名利所動，以自己的實際行動抵制和反對不正之風。

　　（五）儉以養德。秘書要耐得住寂寞，安得退屈，不慕榮華，寵辱不驚。古人常說，良田千頃，一日三餐，廣廈萬間，微驅八尺。做秘書不能貪得無厭，更不能夜夜笙歌，花天酒地。要靜以修身，儉以養德，把事業看得重一些，把名利看得淡一些，把個人得失看得輕一些。人無千日好，花無百日紅，陰晴圓缺，潮漲潮落，秘書無論順逆都應保持一顆平常之心，不以物喜，不以己悲，固守住做人的底線，千萬不能為追名逐利或一念之差而越出藩籬。

　　二、秘書應具備的職業能力

　　良好的職業道德是秘書人員在知識經濟時代得以立足的一個重要條件，而個人的職業能力，則直接影響到工作的質量和效率。可以說，能力是新時代秘書人員邁向成功的保證。

　　（一）深厚的文字功底。秘書人員工作中的一個重要任務，就是從事大量的文字工作，幾乎天天都要修改或草擬文稿。因此，秘書人員必須具備扎實的文字功底，不僅要精通語法、修辭和邏輯知識，還要掌握一定的寫作規律。寫作是一種綜合能力的表現，要做到內容與形式的統一，既要有好的表現形式，又要有充實的內容，并不是一件輕而易舉的事。這就要求秘書人員加強寫作實踐，熟練掌握各類公文的特點、寫作要求和語言表達技巧，隨時注意積累資料，不斷提高寫作水平。要注意文風的改革，培養洗煉的文字表達能力。

　　（二）熟練的操作能力。隨著科技發展和網絡技術的應用，秘書的傳統工作方式有了根本性的轉變，如，信息搜集、整理、傳遞、處理的速度及有效性得到了極大的提高；計算機、掃描儀、復印機、投影儀、電視會議系統、圖像編輯軟件、公司局域網等數字化、智能化、信息化的辦公軟件和硬件的運用，不僅提高了秘書人員的辦事效率，也增強了秘書人員事務處理的準確性，同時對秘書人員的辦公自動化操作能力也提出了更高的要求，即需要秘書人員掌握最新的辦公室技術操作系統，為日常工作的處理提供便利化的技術操作服務。

　　（三）較強的組織能力。現代的秘書人員，既不是那種整天伏案看文件、寫文章的純“文牘性”人才，也不是那種只會“捆捆扎扎、收收發發”的簡單勞動者，而是具有一定的組織和管理能力的人才。根據職責的要求，秘書人員經常要按照領導的意圖組織各類活動，如果缺乏一些現代的、科學的組織管理能力，就無法把工作搞好。對此，秘書人員一方面要通曉辦事的渠道，提高辦事的效能，平時多接觸一些具體事物，處處留意他人和自己的上級是如何處理問題的，不斷增加自己的閱歷和經驗。另一方面要用系統的觀點，統籌安排工作。

　　（四）良好的溝通能力。秘書的工作比較復雜，要相當好秘書這個角色，就要學會處理方方面面的關系，分析某項工作的相關因素，解決和處理其相關方面的事項，以達到溝通協調目的。在各職能部門之間，通過秘書的協調，明確職責、合理分工、相互配合。溝通協調中經常會出現被協調者各方在認識和觀點上的分歧，有時可能會相當大。溝通協調者應采取求同存異，在分歧中找共同點，提出雙方能接受的方案，促使溝通協調成功。有效的溝通不僅能使工作環境變得輕松愉快，在開展各項工作時，更加游刃有余，還會使一個企業的效益在無形中得到進一步提高。

　　（五）敏捷的應變能力。秘書的一個主要職責就是為上司提供事務性的服務，減少外界一般性事物對上司的干擾，這需要秘書的隨機應變。在一些正式或非正式場合中，秘書是上司的代表和發言人，這要求秘書默契的配合上司，幫上司打圓場，為領導樹立良好的形象和營造豐富有價值的人脈關系。在面對一些緊急情況時，有良好的應變能力并能在短時間內作出處理方案，這也是秘書要具備的非常重要的能力之一。

　　結束語

　　總之，文秘工作是一項綜合性的標準性非常強的工作，從事這項工作的人員必須具備較高的綜合素質，才能更好地完成工作。作為一名文秘工作人員，必須立足實際，認真學習，勇于實踐，善于總結，不斷提高，才能真正成為一名稱職的文秘工作者。

　　文秘主要做什么工作

　　文秘日常主要的工作包括：文件處理、文字撰寫、日常溝通、接聽電話、會議籌備和臨時性工作。很多人對文秘的崗位有誤解，以為文秘不需要什么技能，但實際上，不少企業和單位在招聘文秘的時候，相關的要求都是較高的。想要更好的勝任文秘的崗位，首先就必須弄清楚：文秘主要做什么工作，具體介紹如下：

　　一、文件的收發和處理。這是文秘日常主要的工作之一，作為文秘，要時時關注外來文件，或者是上級單位發來的文件，將這些文件進行整理之后，要呈報領導審批，后續可能還需要根據領導的指示將文件或傳達，或督促相關部門完成的進度。對于一些國有企事業單位來說，公文的處理是專業性要求較高的工作內容。

　　二、文字撰寫。不少單位，尤其是機關單位，會要求文秘寫“材料”，比如公文寫作、領導講話材料的準備、工作方案的撰寫等，其中文秘接觸到最多的，可能是領導講話材料的寫作。

　　三、日常溝通。文秘還需要做好上下溝通的工作，無論是上級指示的向下傳達，還是下級傾訴的向上傳達。

　　四、接聽電話。很多辦公室都有有電話，文秘人員日常的主要工作自然也包括接聽電話，此外還要學會分辨哪些是重要的電話，哪些是次要的電話。

　　五、會議籌備。文秘還需要做好會議籌備的相關工作，比如會議室的安排、座位的安排等，此外還要在會議中做好綱要記錄。

　　當然，文秘可能還需要處理臨時性的工作，可以說，文秘工作聽起來并不專業，但隨著時代的發展和很多機關單位對文秘崗位要求的不斷提高，很多時候文秘需要掌握的技能還是蠻多的。

　　文秘的基本素質與要求

　　一、基本素質

　　1.理論知識：

　　文秘人員需要掌握扎實的基礎知識，包括法律、外語、經貿等，以及對業務工作有幫助的其他知識。同時，還應關注相關領域的新發展動態，保持學習的熱情和動力。

　　來源：《一個稱職文秘必備哪些素質》

　　2.心理素質：

　　文秘人員應具備良好的心理素質，包括抗壓能力、情緒管理能力等。面對工作中的壓力和挑戰，能夠保持冷靜、理智，以平和的心態處理各種問題。

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　　3.身體素質：

　　健康的體魄是做好任何工作的前提，文秘人員也不例外。文秘工作繁雜，需要良好的身體條件來支撐。

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　　4.思想素質：

　　文秘人員應具備愛崗敬業精神、實事求是精神和開拓創新精神。同時，還應具備博大的胸懷、寬廣的視野和高度的社會責任感。

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　　5.學習能力：

　　文秘人員需要不斷學習新知識、新技能，以適應不斷變化的工作環境。這種學習能力包括自主學習、持久學習、工作學習化等。

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　　二、基本要求

　　1.語言能力：

　　文秘人員應熟練掌握普通話，并具備良好的語言表達能力和寫作能力。能夠清晰、準確地傳達信息，撰寫各類文書。

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　　2.計算機技能：

　　文秘人員需要熟練使用辦公軟件（如MicrosoftOffice、WPSOffice）和郵件系統，以提高工作效率。

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　　3.外貌與氣質：

　　文秘人員應外貌端莊，形象氣質佳，這有助于提升單位的整體形象。

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　　4.細致耐心：

　　文秘工作繁雜瑣碎，需要細致入微地處理各項事務。同時，還應具備耐心，能夠應對工作中的各種挑戰。

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　　5.保密意識：

　　文秘人員應嚴格遵守保密規定，確保單位的信息安全。在處理敏感信息時，要格外謹慎小心。

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　　6.綜合能力：

　　文秘人員需要具備多種綜合能力，包括組織協調能力、溝通協調能力、應變能力等。這些能力有助于更好地完成各項工作任務。

　　來源：《做文秘需要哪些條件》

　　三、具體職責

　　負責辦公室日常行政事務管理，包括文件收發、傳真、電話處理、會議安排等。

　　協助領導處理來信、來訪、接待等工作。

　　負責公文、通知、報告、總結等各種文書的起草、審核、修改和校對。

　　負責文件歸檔、保管和銷毀工作。

　　了解相關法律法規和規范，確保文書格式和內容符合要求。

　　協助部門內其他人員完成工作任務。

　　注意保密，遵守單位規章制度。

　　綜上所述，文秘的基本素質與要求是多方面的，既包括理論知識、心理素質、身體素質等內在素質，也包括語言能力、計算機技能、外貌氣質等外在要求。同時，文秘人員還需要具備多種綜合能力和具體職責，以更好地完成各項工作任務。

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